Zmiany w ustaleniu stażu pracy. Ustawa stażowa.

Ustawa o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw z dnia 26 września 2025 r. (Dz.U. z 2025 poz. 1423) tzw. „Ustawa stażowa” weszła w życie i obowiązuje jednostki sektora finansów publicznych od dnia 1 stycznia 2026 r. a pozostałych pracodawców od 1 maja 2026 r.

„Art. 302. Do okresu zatrudnienia wlicza się okres służby w Policji, Urzędzie Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Biurze Ochrony Rządu, Służbie Ochrony Państwa, Służbie Więziennej, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej w zakresie i na zasadach przewidzianych odrębnymi przepisami.”;

„Art. 302(1). § 1. Do okresu zatrudnienia wlicza się okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.

§ 2. Do okresu zatrudnienia wlicza się okresy:

1) wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

2) wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej,

3) pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z osobą, o której mowa w pkt 1 lub 2,

4) pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,

5) pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych

– w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

§ 3. Do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane okresy, o których mowa w § 1 i 2, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów.

§ 4. Do okresu zatrudnienia wlicza się okres:

1) o którym mowa w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236, z późn. zm.2)), w którym osoba fizyczna podejmująca działalność gospodarczą nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;

2) pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną wymienioną w pkt 1, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.

§ 5. Do okresu zatrudnienia wlicza się okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą, o której mowa w art. 8 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

§ 6. Do okresu zatrudnienia wlicza się okres sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

§ 7. Do okresu zatrudnienia wlicza się udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą.

§ 8. Do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy wlicza się pracownikowi okresy, o których mowa w § 1-4 i 7, jeżeli w ramach prowadzenia pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, wykonywania umowy agencyjnej, pozostawania osobą współpracującą, o której mowa w § 1, § 2 pkt 3 i § 4 pkt 2, pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej, pozostawania członkiem spółdzielni kółek rolniczych, wykonywania działalności, o której mowa w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, w okresie, o którym mowa w tym przepisie, w którym nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, lub wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy za granicą pracownik ten świadczył pracę na rzecz tego pracodawcy.

§ 9. Osoba współpracująca, o której mowa w § 1, § 2 pkt 3, § 4 pkt 2 i § 6, oznacza osobę współpracującą w rozumieniu art. 8 ust. 11 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

§ 10. W przypadku nakładania się okresów, o których mowa w § 1-7, lub nakładania się tych okresów na okres pozostawania w stosunku pracy do okresu zatrudnienia wlicza się okres najkorzystniejszy dla osoby, której okresy będą podlegały wliczeniu do okresu zatrudnienia.

§ 11. Okresy, o których mowa w § 1, § 4 pkt 2, § 5 i 6, potwierdza zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu.

§ 12. Okresy, o których mowa w § 2, potwierdza zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

§ 13. Okresy, o których mowa w § 4 pkt 1, potwierdza zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego.

Wniosek o wydanie zaświadczenia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych składa Pracownik, którego okresy będą podlegały wliczeniu do okresu zatrudnienia, w postaci elektronicznej za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Przepisy art. 302(1) k.p. wskazują, że udokumentowanie okresu prowadzenia działalności, za który opłacane były składki (o której mowa art. 302(1) § 1, § 4 pkt 2, § 5 i 6, § 2 i  § 4 pkt 1 k.p. następuje poprzez przedstawienie stosownego zaświadczenia z ZUS. To jedyny dopuszczalny środek dowodowy przewidziany w przepisach w tym przypadku.

Okresy nie objęte zaświadczeniami ZUS Pracownik dokumentuje innymi dokumentami, w szczególności Pracownik może przedstawić:

1)           kopie umów cywilnoprawnych

2)           potwierdzenia członkostwa w spółdzielniach

3)           dokumenty potwierdzające pracę za granicą

4)           oświadczenia / decyzje / potwierdzenia CEIDG/KRS

5)           inne dokumenty w szczególności umowy, dokumenty księgowe, potwierdzenia liczby godzin, zaświadczenia zleceniodawców, dokumenty podatkowe, zaświadczenia instytucji zagranicznych o ile są wiarygodne i wskazują konkretny okres stażu,

przy czym ciężar udokumentowania stażu spoczywa na Pracowniku.

Zgodnie z art.  5 ust. 1 i 3 ustawy stażowej  Jeżeli pracownik zatrudniony w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy u pracodawcy innego niż określony w art. 9 udokumentuje w ciągu 24 miesięcy od tego dnia okresy, o których mowa w art. 302(1) § 1-7 ustawy zmienianej w art. 1, pracodawca ten wlicza udokumentowane okresy do okresu zatrudnienia pracownika.

Okresy stażowe można udokumentować w ciągu 24 miesięcy od wejścia w życie nowych przepisów, co oznacza: do 31 grudnia 2027 r. dla pracowników jednostek finansów publicznych licząc od 1 stycznia 2026 r.) oraz do 30 kwietnia 2028 r. i odpowiednio przez 24 miesiące od 1 maja 2026 r. dla pracowników pozostałych pracodawców.

Okresów nieudokumentowanych w terminach, o których mowa powyżej pracodawca zatrudniający pracownika w dniu wejścia w życie ustawy nie wlicza do okresu zatrudnienia tego pracownika.

Pracownik ma zatem 2 lata od wejścia w życie ustawy na udokumentowanie stażu.

Ministerstwo informuje https://www.gov.pl/web/rodzina/staz-pracy-qa że:

Ustawa nie zakłada konkretnych ram czasowych, które wskazywałyby do którego roku wstecz będą zaliczane okresy przepracowane na umowie zlecenia. Zaliczeniu będą podlegać wszystkie udowodnione okresy, tzn. nie tylko okresy po wejściu w życie ustawy – od dnia 1 stycznia 2026 r., ale i wcześniejsze.

Okresy pracy sprzed wejścia w życie ustawy stażowej będą wliczały się do stażu pracy.  Warunkiem będzie ich właściwe udokumentowanie.

Pracodawcy na pewno powinni dokonać przeglądu regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania oraz ew. dodatkowych wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy.

Dodatkowe lata wliczane do stażu pracy będą wpływać m.in. na:

wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego;

wyższy dodatek stażowy;

nabycie prawa do nagrody jubileuszowej lub nabycie prawa do kolejnego, wyższego jej poziomu;

dostęp do większej liczby ofert pracy tam, gdzie wymagany jest konkretny staż pracy;

dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę;

wyższą odprawę w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

Informacja dla pracodawców

Pracodawca ma obowiązek zaktualizowania uprawnień, jeżeli posiada dokumenty potwierdzające nowe okresy zatrudnienia wliczane do stażu pracy, czyli:

–  jeśli pracownik je przedstawi lub

– jeśli wcześniej zatrudniał pracownika na podstawie umowy, której realizacja wlicza się do stażu pracy na podstawie nowych przepisów i nadal masz dokumenty dot. tej umowy.

Natomiast jeśli nie ma już tych dokumentów, pracownik ma obowiązek udokumentowania swojego uprawnienia. W takim przypadku powinien wystąpić o zaświadczenie do ZUS, a potem Ci je przedstawić.

Pracodawca nie ma obowiązku odtwarzania dokumentów sprzed lat — odpowiedzialność dowodowa spoczywa na pracowniku, który może dostać zaświadczenie z ZUS.

FOTO FREEPICK.COM